Introduction

Les plates-formes collaboratives font leur entrée dans le monde professionnel. Depuis quelques années, dirigeants d’entreprise, de collectivités locales et territoriales, dircoms ont vu en ces nouveaux outils de communication, un moyen tangible afin d’accroître, entre autres, la productivité et améliorer la formation de leurs salariés.

 

I Les plates-formes collaboratives apparaissent dans le monde professionnel. À quoi servent-elles pour les dircoms ?

 

Blog, un mot qui sonne à la perfection auprès du grand public. D’ailleurs, le monde de l’entreprise, des collectivités locales et territoriales a bien repéré ce que la plate-forme collaborative pouvait lui apporter. Ce n’est encore qu’un début, mais certains dirigeants, notamment, tentent d’introduire ces nouveaux moyens de communication au sein de leur structure. L’objectif fondamental est de renforcer les liens entre salariés, et par conséquent améliorer la communication interne.

Le dircom est un acteur privilégié dans l’afflux de toutes ces nouvelles technologies. Les différents outils mis à sa disposition vont lui permettre de choisir le média le plus approprié en adéquation avec ses idées et objectifs, en vue de l’élaboration de sa stratégie de communication en interne comme en externe.

 

a) Elles permettent le travail à distance

 

Peu importe l’éloignement géographique, chaque intervenant, collaborateur pourra intervenir sur un document à sa guise. C’est également utile pour gérer un projet. Le réseau n’est pas rompu, que l’on vive dans les quatre coins du monde ou à proximité de son lieu de travail.

De plus, les prouesses technologiques sont telles, de nos jours, que les informations sont transmises en un temps record, voire en temps réel.

 

b) Le management évolue

 

Travailler en équipe, privilégier l’organisation en réseau. Voilà le leitmotiv du manager. C’est d’ailleurs une nouveauté, en comparaison du modèle hiérarchique. Le dircom se fixe comme objectif de créer de nouveaux liens, de nouvelles relations entre les salariés. Son rôle est proche du chef d’orchestre. Il doit animer, gérer son équipe au service des intérêts que se seront fixés au préalable la direction.

Le but ultime : accroître les compétences des différents acteurs, agir sur leur créativité et faire accepter l’idée, dans la mesure du possible, de collaborer entre eux dans un esprit d’ harmonie.

 

c) Un challenge pour les Collectivités locales et territoriales

 

Le travail collaboratif est une aubaine pour les Collectivités locales et territoriales. Les plates-formes collaboratives détiennent un véritable potentiel d’innovation et de production. En partant de ce postulat, elles doivent se fixer les objectifs suivants : animer en amont les réseaux, implication des échelons locaux, maximiser les processus de décision.

Les conséquences positives dans l’amélioration du travail pour les collectivités locales et territoriales sont loin d’être négligeables. De nombreuses qualités sont mises en avant comme l’initiative qui favorise l’autonomie des salariés. Les différents acteurs accroissent leur productivité grâce à la coopération notamment. Tout cela exige tout de même une bonne organisation.

 

II De quelle manière le dircom utilise t-il les plates-formes collaboratives ?

 

Après avoir analysé les raisons pour lesquelles le dircom a tout intérêt à s’intéresser à ces nouveaux outils de communication, après les avoir appréhender, encore faut-il les adapter, les mettre en place dans le monde de l’entreprise et des collectivités locales. Une telle initiative demande du temps et de la patience.

 

a) Comment se définit un travail collaboratif ?

 

Après que chaque acteur ait accepté les conditions du travail collaboratif, Le dircom doit susciter chez son groupe l’envie du « travailler ensemble ». Au demeurant, le désir de coopération ne suffit pas. En effet, la technologie est le relais indispensable afin que cette collaboration soit des plus efficaces : pour permettre d’échanger des informations le plus rapidement possible par exemple.

Un travail collaboratif proche du succès, est un processus qui s’établit sur le respect de l’autre. Si les collaborateurs ne se respectent pas, il n’y aura pas de collaboration effective. Malgré ce fait, chaque direction conçoit le travail de coopération différemment. Les moyens mis en œuvre varient par conséquent.

L’une par exemple adoptera la manière forte. Ce n’est pas forcément la meilleure solution puisque la communication risque d’en pâtir. La collaboration, le fameux « travailler ensemble », prôné par le dircom, risque ainsi de voler en éclats. C’est un véritable travail d’orfèvre pour ce dernier. La tâche est loin d’être aisée pour créer un réseau efficace et sans problèmes. C’est un véritable challenge.

 

b) Choisir un outil collaboratif

 

Parler des outils collaboratifs, c’est une chose. Faire bénéficier aux collectivités locales du meilleur logiciel, c’est un impératif. C’est une étape importante car une fois le dispositif choisi, il est proposé à l’ensemble des salariés de l’organisation. Encore faut-il qu’il corresponde aux valeurs et principes véhiculés par les dirigeants qui désirent le mettre en place.

Pour cela, une grille d’analyse est indispensable afin de comparer les divers outils collaboratifs. Celle-ci facilite également le choix définitif, après une longue étude, pour comparer les différents éléments mis à disposition. Lorsque le meilleur d’entre eux est sélectionné, il est présenté aux membres de l’équipe.

Ils sont informés sur la teneur du logiciel. Un bon moyen promotionnel afin de rallier un maximum de personnes derrière cette nouvelle plate-forme collaborative.

 

c) L’expérimenter

 

Il faut l’expérimenter, réduire les contacts physiques. Par la suite, chaque acteur s’approprie ce nouvel outil d’échanges virtuels. En définitive, le logiciel doit en quelque sortes entrer dans les mœurs, devenir une habitude quant à son emploi. Ce processus s’établit sur le long terme. Le réseau par le biais de cette nouvelle plate-forme collaborative deviendrait opérationnel. Elle est en perpétuelle évolution puisque chaque intervenant pourra y donner ses avis, ses impressions.

Rien n’est acquis par avance. L’outil collaboratif intégré par ses utilisateurs peut devenir obsolète à la longue. Dans ce cas précis, mieux vaut prévenir que guérir. Ainsi, le logiciel est analysé pour coller efficacement aux attentes de ses utilisateurs et pour comprendre les dysfonctionnements techniques. C’est une étape obligatoire qui permet d’éviter les rétractations par la suite. Bien intégrée et valorisée, la plate-forme peut être généralisée ensuite dans l’ensemble de l’organisation.

 

III Quelques exemples de plates-formes collaboratives

 

a) Le wiki

 

Dans ce cas précis, le wiki se différencie du blog par son but fonctionnel. Ici les internautes créent, actualisent des articles et gèrent eux-mêmes le site de l’entreprise. Le wiki peut avoir un avenir pérenne dans le milieu professionnel, à condition d’être utilisé à bon escient.

Néanmoins, cette plate-forme collaborative présente un indéniable atout dans l’échange, le partage d’informations et en définitive utile pour le dircom en tant qu’outil stratégique de communication.

 

b) Le groupware

 

Idéal pour le partage de documents à distance, le groupware est un logiciel de travail collaboratif sur support numérique.

Il permet de réaliser un travail en commun à travers des réseaux. Il est également perçu comme support de création et comme outil de messagerie instantanée ou non.

 

c) MindTouch Deki

 

C’est une plate-forme collaborative libre pour les communautés et les entreprises essentiellement. MindTouch Deki est simple d’utilisation.

C’est un wiki évolué qui facilite l‘édition, l’agrégation, l’organisation et le partage de contenu. Deki est de plus une plate-forme qui permet la création d’applications collaboratives, ou bien l’ajout de fonctionnalités de type wiki dans des applications déjà existantes.

 

d) Le workflow

 

Le workflow ou en en français flux de travail, est un outil collaboratif permettant la transmission automatique de documents entre plusieurs utilisateurs. De nombreux acteurs sont impliqués dans ce qu’on pourrait appeler un processus métier ou plus communément un processus opérationnel. Le workflow représente les différentes tâches à accomplir entre les collaborateurs d’un même projet. Il détermine les délais à respecter et les modes de validation. Il fournit à chacun des intéressés, les informations nécessaires dans la réalisation des objectifs. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s’agit de la modélisation des tâches de l’ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication.

 

La liste des plates-formes collaboratives n’est évidemment pas exhaustive. Les exemples sont toujours plus concrets et entrent mieux dans l’esprit de tous.

C’est pourquoi, il était recommandé d’en citer quelques-uns, les plus représentatifs et en vogue de nos jours dans le monde professionnel. Les collectivités locales et territoriales ne doivent pas rater le train des technologies de l’information et de la communication.

 

IV Bien connaître le fonctionnement d’une plate-forme collaborative

 

a) Le logiciel libre

 

Ces logiciels libres, souvent gratuits, réduisent considérablement les couts d’installation. D’ailleurs, les professionnels les considèrent plus fiables que le logiciel propriétaire. Libre n’est pas synonyme toujours de gratuité. On utilise cette appellation pour désigner les logiciels respectant quatre libertés fondamentales en informatique : liberté dans l’usage des programmes, possibilité d’étudier le produit, de lui apporter des modifications afin de maximiser ses compétences, de le redistribuer. Si ces libertés sont entachées, l’utilisateur n’est pas face à un logiciel libre. Il doit s’affranchir de toutes contraintes liées aux éditeurs de logiciels.

Ne pas confondre le libre avec d’autres types de logiciels : le freeware en est un gratuit qui ne fournit pas le code source. Quant au shareware, la modification n’est pas autorisée. C’est un logiciel gratuit un temps mais passé un certain délai, chacun devra rétribuer son auteur.

 

b) Le logiciel propriétaire

 

Contrairement à celui nommé libre permettant de l’utiliser pour n’importe quel usage, le logiciel propriétaire se définit par des limites à ne pas dépasser, selon le contrat de licence établi entre l’auteur du produit et l’utilisateur. Si une collectivité locale, territoriale et par l’impulsion du dircom, décide d’implanter dans leur organisation ce type de logiciel, ce dernier sera limité à un nombre d’utilisateurs et de machines.

De plus, il n’est pas permis, en théorie, d’étudier le logiciel propriétaire et d’avoir accès au code source, de le distribuer ou de le vendre. Il est donc indispensable de bien se renseigner. Une plate-forme collaborative doit avant tout faciliter le travail à distance, de coopération entre les salariés et non le freiner ou le restreindre.

 

c) Création des plates-formes collaboratives

 

Nous avons l’exemple de Lucane Groupware. Ce logiciel permet de créer des plates-formes collaboratives. C’est une version gratuite, écrite en Java et possédant de nombreuses fonctionnalités comme : l’échange de fichiers, le forum, le chat… Autre exemple, Mezzoteam. La version pro propose de nombreuses fonctionnalités. Pour la gestion d’annuaire, gérer des fichiers, pour le classement automatique de documents et tant d’autres possibilités offertes. C’est un logiciel idéal pour sécuriser et optimiser les projets. Il est souvent utilisé par les entreprises pour cela. Mezzoteam ne se limite pas à un nombre d’utilisateurs.

Le Conseil général du Lot et ses partenaires ont décidé de créer une plate-forme départementale pour la coordination des EPM (Enterprise Project Management). Elle a été mise en place en septembre 2008. Les sociétés Advisio et Consultic ont réalisé une plate-forme offerte au public. Grâce au site www.lot.fr, les internautes s’informent sur les EPM (revue de presse, actualités, programmes…).

Cet outil collaboratif détient d’autres capacités : comme un lieu réservé aux groupes de travail dans lequel une kyrielle de fonctionnalités sont mises à disposition. Cette plate-forme représente aussi un espace de travail privé, avec un bureau virtuel personnalisable. Chacun se munit d’un identifiant et a accès à des modules de gestion, un forum, un chat entre autres.

Enfin et peut être la plus importante, elle crée des « espaces services publics à proximité ». Neuf esp@p sont disponibles dans le Lot. Cette initiative permet d’éviter les déplacements vers les pôles de services, de gagner du temps car les communes sont parfois trop éloignées de ces services souvent centralisés. Les bénéficiaires de ce dispositif ne sont pas laissés au dépourvu puisque des animateurs les encadrent dans leurs démarches, les guident pour leurs recherches sur internet. Et grande nouveauté, l’utilisateur de cette technologie peut correspondre avec son conseiller grâce au visio-accueil et ainsi traiter son dossier aussi naturellement qu’un entretien physique.

 

Les outils collaboratifs constituent pour le dircom un formidable moyen stratégique de communication. Utilisés à bon escient, les collectivités locales et territoriales ont tout à y gagner.

 

Conclusion

 

Le dircom est chargé de faire évoluer les mentalités quant aux bienfaits de l’utilisation des plates-formes collaboratives. Ce n’est pas chose aisée. C’est pourquoi, toute une stratégie réfléchie et construite est mise en place pour y parvenir. Ces outils ont fait leurs preuves outre-atlantique, surtout dans le domaine de l’intranet.

La concurrence est de plus en plus rude. Collectivités locales et territoriales, entreprises précisément… sont invitées à rattraper leur retard pour cause de compétitivité de plus en plus féroce. C’est un challenge fascinant, façonnant de nouveaux rapports professionnels autour d’un même projet. La plate-forme collaborative, associée à l’outil informatique, est un concept promis à un bel avenir.

 

 

Sources

 

Mémoire présenté par Régis ROGMANS, intitulé Les Collectivités territoriales et le travail collaboratif : état des lieux, état de l’art. Logiciel libre, logiciel propriétaire-en quête de synergie.

 

http://www.renupi.org/article.php3?id_article=168

 

http://www.institut.capgemini.fr/index.php?p_id=107&formation=projets-collaboratifs-l-etat-de-l-art

 

http://fr.wikipedia.org/wiki/Groupware

 

http://olivierpommeret.com/index.php/tag/plates-formes-collaboratives

 

http://www.usages20.com/2008/06/03/les-plates-formes-collaboratives-pour-quoi-faire/

 

http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_libre

 

http://www.synergies-publiques.fr/article.php?id_article=404

 

http://maghreb.msn.com/Technologie/ViewArticle.aspx?Cat=Internet&Id=2008-December-10_14_27_00

 

http://www.01net.com/

 

http://www.quelsoft.com/fiche/mezzoteam-c27-134-1067.html

 

http://www.creatif-public.net/article1053.html

 

http://fr.wikipedia.org/wiki/Workflow